image

Design & Creativity

Your Home: The Virtual World of Work เปลี่ยน “บ้าน” ให้เป็นสเปซของ “การทำงาน” อย่างสร้างสรรค์

Published Date : 1 เม.ย. 2563

Resource : Creative Thailand

10,120

คงปฏิเสธไม่ได้ว่าในสถานการณ์ปัจจุบันที่มีทั้งเรื่องโรคติดต่อ รวมถึงพฤติกรรมการทำงานของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไปโดยเฉพาะเด็กยุคใหม่ และรูปแบบการทำงานในอนาคตที่ต้องการความรวดเร็วและคล่องตัว (Agility) สูงขึ้น การทำงานแบบทางไกล (Remote) จากโคเวิร์กกิงสเปซ ห้องสมุด คาเฟ่ หรือแม้แต่ “บ้าน” ของตัวเอง จึงเริ่มเข้ามามีบทบาททำให้พฤติกรรมการทำงานของคนทั่วไปเปลี่ยนแปลงไป

เพราะถึงแม้ว่าจะไม่มีการระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ที่บีบให้หลายองค์กรต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในสำนักงานมาเป็นการทำงานแบบที่เรียกว่า Work from Home หรือการให้พนักงานสามารถทำงานจากบ้านได้ เพื่อลดการเดินทางและการเข้ามาอยู่ร่วมกันในออฟฟิศ แต่ปัจจุบัน เราก็เริ่มเห็นองค์กรหลายแห่งในต่างประเทศที่มีการปรับตัวให้สอดรับกับไลฟ์สไตล์ของพนักงานที่เป็นคนรุ่นใหม่และการทำงานในรูปแบบใหม่มาระยะหนึ่งแล้ว เห็นได้จากบริษัทข้ามชาติบางแห่งที่อนุญาตให้พนักงานสามารถ “เลือก” ทำงานจากสำนักงานในประเทศไหนของบริษัทก็ได้ เช่น ถ้าคุณเป็นพนักงานของสาขากรุงเทพฯ แต่สัปดาห์นี้ คุณอยากไปทำงานในสำนักงานที่สิงคโปร์ ทั้งยังพบว่างานที่ทำ ไม่ได้จำเป็นต้องพบปะหรือประชุมแบบที่ต้องการการเข้าร่วมด้วยตนเอง เพียงเท่านี้ พนักงานก็สามารถแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบเพื่อเลือกที่จะไปทำงานโดยเข้าออฟฟิศที่สำนักงานสาขาอื่น ๆ ขององค์กรได้อย่างอิสระ ทั้งนี้ก็ต้องอยู่บนพื้นฐานที่ว่า องค์กรเหล่านี้ต้องมีระบบในการติดต่อประสานงาน รวมถึงพื้นที่ในการทำงานที่พร้อมให้พนักงานขององค์กรสามารถเลือกทำแบบนั้นได้

©Djurdjica Boskovic/Unsplash

โรคระบาดที่ยังไม่หยุด และธุรกิจที่ก็หยุดไม่ได้เช่นกัน
โดยปกติแล้ว หลายองค์กรมักมีการเตรียมแผนรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่ปกติเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปได้ หรือ Business Continuity Plan (BCP) สำหรับพนักงาน ในกรณีฉุกเฉินที่ทำให้พนักงานไม่สามารถมาทำงานที่อาคารสำนักงานบริษัทได้ หลาย ๆ ที่มีการเตรียมเทคโนโลยีหรือความพร้อมด้านต่าง ๆ ไว้ให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและคล่องตัว

ยิ่งในช่วงนี้ ซึ่งมีการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 บริษัทหลาย ๆ แห่ง หรือแม้แต่โรงเรียนก็เริ่มมีการประกาศให้พนักงานหรือนักเรียนเริ่มทำงานหรือเรียนจากที่บ้านได้ เมื่อเป็นเช่นนี้ สิ่งที่เราต้องคำนึงถึงต่อไปก็คือ การแปลง “บ้าน” ให้กลายเป็น “สำนักงานเสมือน” (Virtual Office) อย่างมีประสิทธิภาพ 

©Dillon Shook/Unsplash

6 ปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงในการเปลี่ยน “บ้าน” ให้เป็น “ที่ทำงาน” เฉพาะกิจ
ลองมาดูกันว่า มีปัจจัยอะไรบ้างที่จะช่วยให้เราสามารถเปลี่ยนบ้านเป็นออฟฟิศที่มีประสิทธิภาพและยังคงทำงานได้อย่างต่อเนื่อง เพื่อจะได้เตรียมพร้อมตั้งแต่วันนี้ และเปลี่ยนให้บ้านซึ่งเป็นสถานที่ที่เป็นส่วนตัวของคุณสามารถเชื่อมต่อกับโลกแห่งการทำงานได้อย่างสมดุล 

1. เทคโนโลยีสำหรับการทำงานแบบ Virtual Working
หากลองไล่ดูประเภทของเทคโนโลยีที่ถูกนำเข้ามาช่วยให้การทำงานจากที่บ้าน หรือ Virtual Working เป็นไปได้อย่างราบรื่น อาจแบ่งได้เป็นประเภทย่อย ดังนี้

  • เทคโนโลยีเพื่อการติดต่อสื่อสาร : จากเดิมในอดีตที่เราใช้โทรศัพท์ หรือการวิดีโอคอลในการติดต่อสื่อสารหรือพูดคุยกัน ในปัจจุบันเริ่มมีโปรแกรมหรือแอพพลิเคชันจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ ที่ช่วยในการติดต่อสื่อสารมีประสิทธิภาพในระดับที่มากกว่าการคุยผ่านเสียงหรือการเห็นแค่หน้าตาของกันและกัน แต่มีการพัฒนาให้สนับสนุนไปถึงกิจกรรมอย่างการประชุมร่วมกันหลายฝ่าย การแชร์หน้าจอระหว่างกัน หรือแม้แต่โปรแกรมที่ช่วยให้การนำเสนองานเป็นไปอย่างราบรื่นเสมือนมีการพบปะกันจริง ๆ 
    โดยโปรแกรมหรือแอพพลิเคชันที่ได้รับความนิยมในประเภทนี้ก็เช่น Zoom, Google Meet, Microsoft Team, Webex ซึ่งแต่ละโปรแกรมก็จะมีจุดแข็งและจุดด้อยที่แตกต่างกันไป เช่น ความสะดวกที่ไม่ต้องลงโปรแกรมในเครื่อง ประเด็นเรื่องค่าใช้จ่าย นโยบายความปลอดภัย หรือการมอบประสบการณ์การใช้งาน (User Experience) ที่ดีมากน้อยต่างกัน  ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมสำหรับแต่ละบริษัทหรือแต่ละบุคคล

©gsuite.google.com

 

  • เทคโนโลยีเพื่อการแลกเปลี่ยนไฟล์ : จากเดิมในอดีตที่การแลกเปลี่ยนไฟล์หรือข้อมูลจะทำผ่านอีเมลหรือส่งผ่านแอพพลิเคชันที่ใช้ในการพูดคุย เช่น Line หรือ Facebook Messenger แต่ปัจจุบันมีผู้ให้บริการที่นำเสนอบริการในการเก็บไฟล์เพื่อการแลกเปลี่ยน หรือเพื่อการอัพเดตที่มีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น เช่น Google Drive, One Drive หรือ Dropbox ซึ่งแต่ละผู้ให้บริการก็มีเงื่อนไข วิธีใช้งาน จุดเด่น และนโยบายความปลอดภัยของข้อมูลที่แตกต่างกัน ซึ่งผู้สมัครใช้บริการควรจะต้องศึกษาอย่างละเอียดก่อนสมัครใช้งาน
     
  • เทคโนโลยีเพื่อการระบุตัวตนและตำแหน่ง : เทคโนโลยีในส่วนนี้อาจเหมาะสำหรับบริษัทที่ยังมีวัฒนธรรมองค์กรหรือระบบการทำงาน ที่ยังต้องอาศัยข้อมูลเวลาทำงาน หรือตำแหน่งของพนักงานในขั้นตอนการทำงาน โดยปกติจึงมักเป็นระบบที่แตกต่างกันออกไปตามวัตถุประสงค์ของแต่ละองค์กร ขึ้นอยู่กับการเลือกใช้ 
     
  • เทคโนโลยีเพื่อการขนส่งและจัดส่ง : นอกจากไฟล์เอกสารที่สามารถจัดส่งถึงกันในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์แล้ว ในบางครั้งการจัดเตรียมระบบการจัดส่งเอกสารหรือพัสดุเพื่อให้พร้อมสำหรับการทำงานแบบ Virtual Working ก็เป็นสิ่งจำเป็น ซึ่งในปัจจุบันก็มีแอพพลิเคชันผู้ให้บริการจัดส่งเอกสารจากที่หนึ่งในยังอีกที่หนึ่ง (Door to Door) แล้วเป็นจำนวนมาก เช่น Skootar, Grab, หรือ Line Man ขณะที่พัสดุหรือสินค้าที่มีขนาดใหญ่ และไม่ได้จำเป็นต้องส่งให้ถึงในทันที ผู้ใช้ก็สามารถใช้แอพพลิเคชันเพื่อใช้บริการผ่านบริษัทขนส่ง เช่น Kerry Logistics, ไปรษณีย์ไทย หรือบริษัทรับจ้างขนส่งเอกชนรายอื่น ๆ ได้ตามความสะดวกเช่นกัน
     
  • เทคโนโลยีเพื่อการอุปโภคบริโภค : ในกรณีที่ผู้ทำงานแบบ Virtual Working ไม่สะดวกในการเดินทางออกจากที่พัก หรืออยู่ในช่วงกักตัวเนื่องจากเป็นกลุ่มเสี่ยงในการแพร่ระบาดของโรค ผู้ทำงานก็ต้องมีการจัดเตรียมสินค้าข้าวของสำหรับการอุปโภคบริโภค ต้องขอบคุณเทคโนโลยีด้านนี้ที่เอื้อให้ผู้บริโภคสามารถเลือกใช้บริการได้อย่างหลากหลาย โดยอาจจะใช้บริการสั่งสินค้าจากเว็บไซต์ของซูเปอร์มาร์เก็ตหรือไฮเปอร์มาร์เก็ตขนาดใหญ่ หรือการสั่งสินค้าผ่านแอพพลิเคชันของร้านสะดวกซื้อ และผู้ให้บริการที่จัดส่งสินค้าเฉพาะทางอย่าง Happy Fresh, Blue Basket, Freshket หรือการสั่งสินค้าและอาหารผ่านผู้ให้บริการขนส่ง เช่น Grab Food, Get, Food Panda หรือ Line Man เป็นต้น

 

2. พฤติกรรมซึ่งเหมาะสมกับการทำงานแบบ Virtual Working
การที่จะพัฒนาตนเองให้สามารถทำงานแบบ Virtual Working ได้ดีนั้น มีพฤติกรรมหลายอย่างที่น่าจะพิจารณา ว่าเราจะสามารถพัฒนาตัวเองหรือพนักงานให้มีพฤติกรรมเหล่านั้นได้หรือไม่ หรือพนักงานคนไหนบ้างที่เหมาะกับการทำงานแบบ Virtual Working

  • ความมุ่งมั่นในงาน (Achievement) : ถ้าพนักงานมีความตั้งใจมุ่งมั่นที่จะทำงานให้สำเร็จ และองค์กรมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์มากกว่าขั้นตอน โอกาสที่การทำงานแบบ Virtual Working จะมีประสิทธิภาพ ก็จะยิ่งเพิ่มสูงขึ้น การที่บริษัทไม่ต้องคอยติดตามว่าพนักงานเริ่มทำงานกี่โมง จะไปที่ไหนบ้าง ขณะที่ตัวพนักงานเองก็มีความตั้งใจอยากให้งานออกมาคุณภาพดี เป็นไปตามกำหนดเวลา ซึ่งถ้าเป็นแบบนี้แล้ว พนักงานอาจมีอิสระที่จะปรับเวลาการทำงานในส่วนที่ไม่ต้องติดต่อสื่อสารกับคนอื่นเพื่อเปลี่ยนไปทำตอนกลางคืนที่มีสมาธิมากกว่า แล้วใช้เวลาอื่นในการพักผ่อนก็เป็นได้
     
  • ความรับผิดชอบในงาน (Accountable) : ความรับผิดชอบในที่นี้หมายถึง การรับผิดชอบต่องานที่ได้รับมา ซึ่งรวมถึงการทำให้สำเร็จตามขั้นตอนและกฎระเบียบ ถ้าพนักงานมีความรับผิดชอบในงาน บริษัทก็สามารถวางใจเมื่อต้องมีการทำงานแบบ Virtual Working เพราะในบางครั้งการจะทำงานได้สำเร็จและได้ผลลัพธ์ที่ดีก็อาจไม่เพียงพอ แต่งานที่เสร็จนั้น จะต้องมาพร้อมกับขั้นตอนที่ถูกต้อง และการอยู่ในกรอบวิชาชีพ รวมถึงกฎระเบียบของบริษัทด้วยเช่นกัน
     
  • ความคล่องตัว (Agility) : การทำงานในสถานที่ที่ไม่ใช่สำนักงาน เดิมนับเป็นการบังคับให้พนักงานต้องออกจากขั้นตอน ระบบการทำงาน หรือแม้แต่อุปกรณ์การทำงานแบบเดิม ๆ ซึ่งแน่นอนว่าพนักงานที่มีความคล่องตัวกับการเปลี่ยนแปลง จะสามารถปรับตัวได้ รู้จักจัดเตรียม และแก้ปัญหาเฉพาะหน้าต่าง ๆ ให้สามารถทำงานเดิมในสถานที่ใหม่ได้อย่างราบรื่น ก็จะสามารถทำงานแบบ Virtual Working ได้ดีกว่า
     
  • ความร่วมมือกับผู้อื่น (Collaboration) : ถึงแม้ว่าการทำงานแบบ Virtual Working โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 จะเป็นการทำงานแบบคนเดียว ไม่ได้เจอผู้ร่วมงานคนอื่น ๆ แต่ในการทำงาน การร่วมมือกับผู้อื่นก็ยังเป็นพฤติกรรมที่สำคัญในการทำให้งานหนึ่ง ๆ สำเร็จลงได้ ซึ่งความร่วมมือนี้อาจจะออกมาในรูปแบบของความกระตืนรือร้นที่จะตอบคำถาม หรือให้ข้อมูลสนับสนุน และการช่วยเหลือให้เพื่อนร่วมงานให้ทำงานได้สำเร็จ เพราะบางครั้งในการทำงานแบบ Virtual Working เรื่องเล็ก ๆ อย่างการตอบข้อความล่าช้า หรือไม่รับสายโทรศัพท์ก็อาจจะส่งผลให้การทำงานของเพื่อนร่วมงานล่าช้าลงไปได้ 

3. บริหารเวลาทำงานกับเวลาส่วนตัว
การใช้เวลาทำงานแบบ Virtual Working ของหลาย ๆ คนมักจะเกิดขึ้น ณ ที่พักของตัวเอง ซึ่งถ้าเป็นที่พักซึ่งอยู่ลำพังคนเดียว ก็อาจจะไม่ลำบากนักในเรื่องของการบริหารเวลาส่วนตัวกับเวลาทำงาน แต่หากที่บ้าน มีสมาชิดคนอื่นในครอบครัวอยู่ด้วย ไม่ว่าจะเป็นญาติผู้ใหญ่ คู่สมรส หรือแม้แต่บุตร การบริหารเวลาส่วนตัวกับเวลาทำงานจะกลายเป็นเรื่องที่ไม่อาจมองข้าม เพราะไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะสื่อสารกับพนักงานทุกคนว่า ช่วงเวลาทำงานจะไม่สามารถมีส่วนร่วมกับกิจกรรมในครอบครัวได้ ซึ่งตัวพนักงานที่ทำงานแบบ Virtual Woking เองก็ต้องพยายามจัดสรรเวลาใหม่ อาจจะแบ่งเวลาเดินทางในช่วงเช้า-เย็นจากที่เคยต้อง รถติดเดินทางไปทำงานตามปกติ เมื่อไม่ต้องออกจากที่พักก็อาจใช้เวลาส่วนนี้กับครอบครัวได้มากขึ้น หรือสามารถใช้เวลาช่วงพักเที่ยงในการรับประทานอาหารร่วมกับครอบครัว เพื่อให้เกิดความเข้าใจซึ่งกันและกันทั้งฝ่ายพนักงาน องค์กร และครอบครัว เป็นต้น

©Ishan Seefromthesky/Unsplash

4. บริหารความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
การไม่ได้พบปะกันตามปกติเพราะพนักงานต่างคนก็ต่างแยกย้ายกันไปทำงานแบบ Virtual Working ย่อมส่งผลกระทบทำให้ความสัมพันธ์และรูปแบบการติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ เช่น ผู้บริหาร ลูกค้า หรือแม้แต่ผู้ให้บริการ แตกต่างออกไปจากการทำงานในรูปแบบเดิมที่สามารถพบปะพูดคุยกันได้ การบริหารความสัมพันธ์ เช่นการโทรติดต่อ การใช้เทคโนโลยีทางการสื่อสาร หรือแม้แต่การใช้โซเชียลมีเดียต่าง ๆ เข้ามาช่วย จึงมีประโยชน์อย่างมากในการช่วยบริหารความสัมพันธ์แม้ไม่ได้พบปะกัน ทั้งนี้ก็เพื่อให้รับทราบเกี่ยวกับความเป็นไปของเพื่อนร่วมงาน ความก้าวหน้าของงาน และสิ่งที่ต้องสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ให้มีความต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพที่สุด โดยผู้ที่ทำงานแบบ Virtual Working ควรจะแบ่งเวลาและให้ความสำคัญกับการบริหารความสัมพันธ์ในส่วนนี้ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอาชีพที่การบริหารความสัมพันธ์มีความจำเป็นต่อผลสำเร็จของงานและความเข้าใจเกี่ยวกับลูกค้า เช่น อาชีพนักการขาย หรือเจ้าหน้าที่ลูกค้าสัมพันธ์

5. การดูแลสุขภาพและสุขอนามัยส่วนตัว
พนักงานหลายคนที่เลือกทำงานแบบ Virtual Working จำเป็นที่จะต้องดูแลสุขภาพและสุขอนามัยส่วนตัวควบคู่ไปกับการทำงานด้วย เนื่องจากหลายคนอาจเคยต้องเดินทางออกจากบ้านไปทำงาน เดินจากโต๊ะทำงานไปประชุม หรือแม้แต่เดินไปรับประทานอาหารกลางวันแถวที่ทำงาน พอต้องเปลี่ยนมาทำงานในที่พักของตัวเอง ก็เป็นที่แน่นอนว่าอิริยาบถและการเคลื่อนไหวในแต่ละวันก็จะลดน้อยลงกว่าที่เคย ดังนั้นการใส่ใจในสุขภาพ การหมั่นหาเวลาขยับตัว เดินเล่น หรือออกกำลังกายในที่พักของตนเอง ก็เป็นเรื่องที่จะต้องใส่ใจ นอกจากนี้ ยังต้องเลือกรับประทานที่มีประโยนชน์ ไม่ให้พลังงานสูงจนเกินไป เพื่อให้เกิดความสมดุลระหว่างการใช้และการได้รับพลังงานในแต่ละวัน

6. การเตรียมพร้อมที่จะกลับไปทำงานในสำนักงาน
สำหรับพนักงานหลายคนที่ต้องทำงานแบบ Virtual Working ด้วยสถานการณ์โควิด-19 เมื่อหมดช่วงระยะเวลาวิกฤติแล้ว หลายคนอาจจะต้องเตรียมตัวกลับไปทำงานที่สำนักงานหรือบริษัท ดังนั้นการจัดเตรียมข้าวของให้เป็นระเบียบ การไม่นำเอกสารหรืออุปกรณ์การทำงานของบริษัทซึ่งนำมาใช้ในช่วง Virtual Working ไปปะปนกับของส่วนตัว ก็จะช่วยให้มีความพร้อมในการกลับไปทำงานที่สำนักงานมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ การเรียนรู้และประสบการณ์จากการทำงานแบบ Virtual working ที่บางครั้งเราอาจพบว่ามีลักษณะงาน ขั้นตอนบางอย่าง หรือการประชุมบางประเภท ที่สามารถทำได้โดยไม่ต้องพบหน้ากันในช่วง Virtual Working ก็อาจจะนำแนวทางปฏิบัตินี้ไปใช้เมื่อกลับไปทำงานตามปกติ เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และเป็นอีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยลดเวลาของการทำงานที่ไม่จำเป็นลงไปได้ด้วย

©Roberto Nickson/Unsplash

ถึงแม้ว่าจะได้มีการเตรียมพร้อมใน 6 ปัจจัยที่ได้อธิบายไปแล้วนั้น พนักงานที่ทำงานแบบ Virtual Working เอง ก็อาจจะมีอุปสรรคในการทำงานซึ่งหลายคนจะต้องพบเจอ เช่น ปัญหาของเทคโนโลยีเอง ปัญหาเรื่องความไม่คุ้ยเคยกับเทคโนโลยี ปัญหาความพร้อมของเพื่อนร่วมงาน หรือปัญหาเรื่องการแบ่งเวลาส่วนตัวกับเวลาการทำงานให้สมดุล ซึ่งพนักงานเองอาจต้องทำความเข้าใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้น และค่อย ๆ เรียนรู้ เพื่อปรับตัวและพัฒนาตนเองให้เข้ากับการทำงานแบบ Virtual Working เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่แน่ว่าหลายคนอาจสามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว และพัฒนาจนกลายเป็นอีกหนึ่งทักษะที่สำคัญในโลกแห่งการทำงานในอนาคตหลังจากนี้ก็เป็นได้ 

เกี่ยวกับผู้เขียน : 
วันเฉลิม สิริพันธุ์ Managing Partner บริษัทที่ปรึกษาด้านการวิเคราะห์ข้อมูล มีประสบการณ์การทำงานแบบ Remote Working ข้ามประเทศกว่า 5 ปี เป็นแฟนหงส์แดงตัวยง และที่สำคัญเพิ่งผ่านการกักตัว 14 วันมาสด ๆ ร้อน ๆ

 

ที่มาภาพเปิด : Susanna Marsiglia/Unsplash

เรื่อง : วันเฉลิม สิริพันธุ์